När gäller fortfarande hanteringsreglerna i personuppgiftslagen?
Fråga 3:
När gäller fortfarande hanteringsreglerna i personuppgiftslagen?
Svar:
Hanteringsreglerna i personuppgiftslagen ska fortfarande tillämpas då man behandlar personuppgifter som ”ingår i eller är avsedda att ingå i en samling av personuppgifter som har strukturerats för att påtagligt underlätta sökning efter eller sammanställning av personuppgifter”.
Hanteringsreglerna ska tillämpas när informationen, exempelvis uppgifter i ett dokument- och ärendehanteringssystem eller en databas, är sorterad för att man enkelt ska kunna söka fram eller sammanställa personuppgifter (personuppgiftsanknuten strukturering). Strukturen ska göra det påtagligt enklare att söka eller sammanställa personuppgifter för att det ska vara obligatoriskt att tillämpa hanteringsreglerna. Namnlistor på nätet (se fråga 6) och klasslistor (se fråga 12) är exempel på strukturer som är så enkla att man inte behöver tillämpa hanteringsreglerna (det är naturligtvis tillåtet att tillämpa hanteringsreglerna även om man inte måste!)
Om en samling personuppgifter har strukturerats så att hanteringsreglerna är tillämpliga, ska reglerna tillämpas på alla personuppgifter som finns i materialet även om vissa personuppgifter i materialet inte är strukturerade (till exempel i dokument eller ljud- och bildupptagningar som ingår i ett ärendehanteringssystem, se fråga 7).
Kom ihåg att hanteringsreglerna ska tillämpas om du behandlar ett ostrukturerat material som senare ska infogas i ett strukturerat material, till exempel ett kvalificerat dokument- eller ärendehanteringssystem.