Hur länge får uppgifterna i ett kundregister sparas?

Fråga:

Hur länge får uppgifterna i ett kundregister sparas?

Svar:

Personuppgifter får allmänt inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Det innebär att uppgifter om avslutade kundförhållanden måste gallras fortlöpande. Personuppgifter bör inte bevaras om mellanhavandet mellan säljare och kund har avslutats, till exempel om en vara har levererats och är helt betald. Det kan däremot finnas krav i annan lagstiftning som innebär att uppgifterna måste sparas en viss tid, till exempel för bokförings- och arkivändamål.

Någon anmälan till Datainspektionen behövs inte då det finns en sådan naturlig anknytning till de registrerade som följer av till exempel ett kundförhållande. Istället måste den personuppgiftsansvarige själv ha en förteckning över vilka behandlingar av personuppgifter som man genomför.

Om säljaren ska kunna fullgöra eventuella garantiåtaganden kan det motivera att vissa personuppgifter bevaras tills garantin har gått ut. Att kunden har möjlighet att reklamera varan innebär inte automatiskt att uppgifter om kunden får bevaras under den tid som reklamationsfristen löper. Om varan är en sällanköpsvara eller en förbrukningsvara kan ha betydelse för bedömningen av hur länge uppgifterna får bevaras för reklamationsändamål.

I normala fall får personuppgifter om en tidigare kund användas för marknadsföringsändamål under ett års tid efter det att kundförhållandet har upphört. Om han eller hon dessförinnan begär att bli struken ur registret ska personuppgifterna dock tas bort snarast möjligt.