Måste vi söka tillstånd för att skapa ett löneregister över våra anställda?
Fråga:
Måste vi söka tillstånd för att skapa ett löneregister över våra anställda?
Svar:
Nej, ni behöver inget tillstånd. Personuppgiftslagen ställer inga krav på vare sig tillstånd eller licens.
Det är bland annat tillåtet att behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att kunna fullgöra antingen ett avtal med den registrerade eller en rättslig skyldighet. Sådan registrering som ni behöver för att kunna uppfylla anställningsavtalet, till exempel för att kunna betala ut löner, hålla reda på semesterdagar, ersättning för sjuk- och föräldraledighet, etc., är alltså tillåten.
Eftersom alla arbetsgivare är skyldiga att rapportera vissa uppgifter till Skatteverket är det också tillåtet att registrera till exempel personnummer i löneregistret.
Känsliga uppgifter - till exempel sådana som rör hälsa eller avslöjar medlemskap i fackförening - får i allmänhet inte behandlas. Men det finns undantag. För en arbetsgivare kan det till exempel vara nödvändigt att behandla personuppgifter i samband med sjuklön, rehabilitering av arbetstagare, arbetsrättsliga förhandlingar och avtalsgrundande avdrag på lön för fackföreningsavgift.
Det är tillåtet att behandla personuppgifter om den enskilde har lämnat sitt samtycke till det.
Vanligtvis är det tillräckligt att ha en förteckning över de uppgifter som behandlas i samband med löneadministration. En förteckning ersätter då den anmälan till Datainspektionen som annars krävs.
