Vi är en nystartad ideell förening som ska upprätta ett medlemsregister. Vilka regler gäller?

Fråga:

Vi är en nystartad ideell förening som ska upprätta ett medlemsregister. Vilka regler gäller?

Svar:

I personuppgiftslagen finns det regler om hur och när man får behandla personuppgifter.

Som förening får ni registrera uppgifter om namn, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration. I en förening kan det också vara nödvändigt att registrera vilka medlemmar som deltar i olika aktiviteter som föreningen arrangerar.

Personnummer får registreras när det är klart motiverat - till exempel för att på ett säkert sätt kunna identifiera medlemmarna. Det är dock inte lämpligt att använda personnummer som medlemsnummer.

Organisationer med politiska, filosofiska, religiösa eller fackliga syften får behandla känsliga personuppgifter om organisationens medlemmar i den utsträckning det behövs för föreningens verksamhet. Sådana uppgifter får inte lämnas ut till tredje man utan ett uttryckligt samtycke från den eller de medlemmar som berörs.

Ni måste också informera medlemmarna om vilka uppgifter som ska registreras och hur de kommer att användas. Medlemmarna måste exempelvis i förväg få veta om uppgifterna ska lämnas ut för direktreklam. Informationen till medlemmarna ska normalt lämnas i samband med att medlemsuppgifterna hämtas in. Det kan till exempel vara en bra idé att ta med sådan information på föreningens anmälningsformulär eller blanketter.

Det är föreningens styrelse som ansvarar för att medlemsuppgifterna hanteras på ett sätt som överensstämmer med personuppgiftslagen.

I de flesta fall är det tillräckligt att ha en förteckning över de medlemsuppgifter som behandlas. En förteckning ersätter då den anmälan till Datainspektionen som man annars kan behöva göra.

Läs mer om anmälan och förteckning