Vilka uppgifter får arbetsgivaren spara då en anställning upphör? Hur länge får uppgifterna sparas?

Fråga:

Vilka uppgifter får arbetsgivaren spara då en anställning upphör? Hur länge får uppgifterna sparas?

Svar:

Arbetsgivaren får spara rena faktauppgifter som "uppsägning på grund av arbetsbrist", "avsked" och "uppsägning på grund av personliga skäl". Uppgifter får sparas för administrativa ändamål och även för att kunna lämna referenser till andra arbetsgivare.

Betyg och tjänstgöringsintyg med omdömen som arbetsgivaren har gett till arbetstagaren får sparas. Det är däremot inte tillåtet att vid sidan av sådana intyg spara värderande uppgifter utan den anställdes samtycke. Samtycket måste föregås av tydlig information där arbetsgivaren anger vilka kategorier av uppgifter som ska sparas.

Arbetsgivaren får behålla uppgifter under den tid som en tvist med en tidigare anställd kan bli aktuell. Om en anställd har sagts upp på grund av arbetsbrist måste arbetsgivaren spara uppgifter för att bevaka företrädesrätt till ny anställning. Man får spara uppgifter som behövs för att avgöra om personen har tillräckliga kvalifikationer för en ny befattning.

När en anställning upphör finns det i regel ingen grund för att spara e-postkontot och uppgifterna om en anställd på företagets webbplats och de ska då tas bort inom en rimlig tid, i normala fall inom en månad.

Ovanstående regler förutsätter att hanteringsreglerna i personuppgiftslagen ska tillämpas på behandlingen.