Mer om personuppgiftsombud
Här får du veta mer om personuppgiftsombudet. Mer information hittar du också i vår broschyr Personuppgiftsombudet som du kan ladda ner eller beställa till vänster.
Vad är ett personuppgiftsombud
Ett personuppgiftsombud är en person som ser till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt inom den egna organisationen. Personuppgiftsombudet kan jämföras med en internrevisor som påpekar fel och brister till den som är personuppgiftsansvarig. När man vill utse ett personuppgiftsombud anmäler man det till Datainspektionen.
Varför ska man utse ett ombud?
I personuppgiftslagen finns regler som den som är personuppgiftsansvarig (företaget, myndigheten, organisationen) måste följa. De här reglerna finns till för att den enskildes personuppgifter ska skyddas på ett bra sätt. Ett personuppgiftsombud kan hjälpa den personuppgiftsansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till att skapa ordning och reda. Det minskar riskerna för fel och därigenom skadeståndskrav och andra extra kostnader för den personuppgiftsansvarige. Om din organisation har utsett ett personuppgiftsombud ökar också ofta den enskildes tilltro till er verksamhet. Den som utser ett personuppgiftsombud slipper också skyldigheten att anmäla vissa behandlingar av personuppgifter till Datainspektionen och minskar därigenom sin administration.
Vad gör ett personuppgiftsombud?
Personuppgiftsombudet ser till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed. Det innebär att du som är ombud måste förvissa dig om att den personuppgiftsansvarige följer bestämmelserna i personuppgiftslagen och i anknytande lagstiftning. Vilken omfattning kontrollen ska ha får avgöras från fall till fall, det beror bland annat på hur verksamheten är organiserad. Du bör till exempel granska rutinerna och de krav på kvalifikationer, lämplighet och kunskap som den personuppgiftsansvarige ställer på den personal som behandlar personuppgifter.
Den personuppgiftsansvarige förväntas lyssna på personuppgiftsombudet och inom rimlig tid rätta till eventuella brister. Om du misstänker att den personuppgiftsansvarige bryter mot de bestämmelser som gäller för behandlingen av personuppgifter och bristerna inte rättas till, trots påpekande, ska du anmäla det till Datainspektionen.
Om man har ett personuppgiftsombud slipper man alltså anmäla vissa behandlingar till Datainspektionen. Däremot ska du föra en förteckning med de uppgifter som verksamheter utan ombud måste anmäla till Datainspektionen. Allt du behöver veta om anmälan och förteckning (och hur den kan utformas) hittar du på www. datainspektionen.se/anmalan.
Hjälp till de som är registrerade
För de som registrerats, i exempelvis ett kundregister, fungerar personuppgiftsombudet som just ett ombud som ska hjälpa dem att få rättelse. Det kan handla om att rätta till felaktiga uppgifter eller att helt ta bort någon från ett register. Däremot behöver det inte vara ombudet som gör själva rättelsen.
Vem kan vara personuppgiftsombud?
Det finns inte några särskilda regler för vilka kunskaper du som personuppgiftsombud måste ha. En anmälan till Datainspektionen innebär inte heller någon lämplighetsprövning. Du behöver däremot sätta dig in i personuppgiftslagens regler och hur personuppgifter behandlas hos den personuppgiftsansvarige. Datainspektionen hjälper till med stöd och råd och anordnar kurser om personuppgiftslagen (läs mer nedan).
Bara fysiska personer kan vara personuppgiftsombud. Ombudet kan vara anställd hos den personuppgiftsansvarige och måste ha en sådan ställning att uppgifterna kan utövas på ett självständigt sätt i förhållande till arbetsgivaren, att han eller hon vågar påpeka fel och brister. Det går också bra att ge uppdraget till någon utanför den egna organisationen. Observera dock att uppdraget alltid måste ges till en fysisk person och inte till ett bolag.
Hur mycket tid du som personuppgiftsombud måste lägga ner på din syssla beror på verksamhetens art och organisation samt i vilken omfattning personuppgifter behandlas. Normalt är uppdraget inte en heltidssysselsättning. De flesta som är personuppgiftsombud har andra huvudsakliga arbetsuppgifter.
Datainspektionen stöttar ombudet
På Datainspektionen finns en särskild kontaktperson som ger dig råd och stöd. Vi anordnar också kurser för personuppgiftsombud, ett bra tillfälle att träffa andra ombud. Om du är osäker på hur lagen ska tillämpas kan du samråda med Datainspektionen. Här på vår webbplats finns alla tidigare samråd samlade, en faktaresurs som är ett bra stöd. Här hittar du också vårt kursutbud, anmälningsblankett och frågor och svar om personuppgiftslagen.
Se vårt kursutbud för personuppgiftsombud
Mer information
Upplysningstjänsten
Du som är personuppgiftsombud kan vända dig till Datainspektionens Upplysningstjänst med frågor om utbildningar och samrådsyttranden: Tel 08-657 61 00
Anmäla eller avanmäla ett personuppgiftsombud
Om du vill anmäla eller avanmäla ett personuppgiftsombud så använder du en särskild anmälningsblankett.
Datainspektionens upplysningstjänst
Telefon 08-657 61 00
Öppettider vardagar 9.00-11.30
och 13.00-15.00.
E-post datainspektionen@datainspektionen.se
