Foton i ett personaladministrativt system
Arbetslivet
Fråga:
Vårt företag önskar fotografera personalen och använda dessa foton i det personaladministrationssystem (PA-system) som man använder globalt och frågan har då kommit upp om man måste begära ett skriftligt samtycke från alla i personalen att publicera detta i PA-systemet. PA-systemet är inte åtkomligt för vem som helst utan kan bara användas av en mycket begränsad skara personer, dock även personal i USA där moderbolaget finns. Moderbolaget har ett "Safe Harbor Agreement" med EU.
Svar:
Med anledning av din begäran om samråd angående användande bilder i ett personaladministrationssystem som används globalt kan Datainspektionen lämna följande vägledning. Datainspektionen betonar dock att det är den personuppgiftsansvariges uppgift att självständigt och på eget ansvar se till att behandlingen av personuppgifter följer personuppgiftslagen.
En förutsättning för all personuppgiftsbehandling är att de grundläggande krav som ställs i 9 § personuppgiftslagen är uppfyllda, bland annat att ändamålet med behandlingen är tydligt beskrivet i förväg och sakligt grundat i verksam-heten och att de personuppgifter som behandlas har betydelse för arbetsförhållandet.
För att en arbetsgivare ska få behandla personuppgifter utan arbetstagarens samtycke krävs att behandlingen är nödvändig för att uppfylla något av de syften som nämns i 10 § personuppgiftslagen. En arbetsgivare får bland annat, enligt 10 § punkten f), behandla personuppgifter efter en intresseavvägning om intresset av att behandla uppgifterna är större än den anställdes intresse av att uppgifterna inte behandlas. Enligt vad som framgår av förfrågan kan inte arbetsgivarens intresse av att använda bilderna i personaladministrationssystemet anses vara större än den anställdes intresse av att uppgifterna inte behandlas. Datainspektionens bedömning är att varken 10 § punkten f) eller något av de andra undantagen från kravet på samtycke är tillämpligt i det aktuella fallet. Arbetsgivaren måste därför inhämta samtycke från de anställda för att kunna använda bilder i systemet.
Av din fråga framgår inte till vilka länder, utöver USA, som bilderna kan komma att överföras. Datainspektionen erinrar om att det som huvudregel är förbjudet att utan den registrerades samtycke föra över personuppgifter som är under behandling till en stat som inte ingår i Europeiska Unionen eller är ansluten till Europeiska samarbetsområdet. Från denna regel finns dock undantag, bland annat kan uppgifter överföras till företag i USA som omfattas av så kallade Safe Harbor-principer.
(september 2004)
Kontaktperson
Datainspektionens kontaktperson Patrik Sundström är till för dig som är personuppgiftsombud. Han kan bland annat svara på frågor om anmälan, utbildningar och samrådsyttranden.
Patrik Sundström
Tel 08-657 61 47
E-post patrik.sundstrom
@datainspektionen.se
Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.
Till listan med samrådsyttranden
Frågor & svar
För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.