Gallring ur ett personaladministrativt system
Kommuner och landsting
Fråga:
Inom personaladministrationen i kommunen används ett personaladministrativt system.
En tidigare anställd önskar att uppgifter om hans/hennes tidigare anställningsform etc. strykes ur detta register, då han/hon anser att de ligger denne till last, när han/hon söker ny anställning inom kommunen.
Företrädare för personaladministrationen motsätter sig detta och anför följande skäl för sitt ställningstagande:
Uppgifterna ligger som underlag för allt som är utbetalt eller hanterat via personalsystemet.
Idag förs inga manuella kort på arbetstagarens anställningar, vilket gjordes på 70-talet; uppgifterna i datasystemet har ersatt dessa kort.
Uppgifterna behövs för att ta ut intyg till de anställda såsom arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg. Vid framställning av tjänstgöringsinyg plockas all anställningstid med. Personalavdelningen plockar ut maskinella listor för LAS-hantering. Till vissa LAS-listor får anställningstid från första anställningsdag i kommunen tillgodoräknas.
Vid handläggning av pensionsärenden kontrolleras all anställningstid efter 1979 mot anställningsuppgifterna i personalsystemet.
Om uppgifter plockas bort på vissa personer i personalsystemet, kan verksamheten inte lita på de uppgifter, som plockas fram ur systemet.
Eftersom manuella anställningsunderlag är spridda på så många verksamheter i kommunen, så är det nästan omöjligt att göra en manuell sammanställning på anställningstiden.
Vi önskar nu höra Datainspektionens syn på ovanstående.
Svar:
Du har ställt frågor om kommunen har rätt att spara personuppgifter som gäller en persons tidigare anställning hos kommunen. Datainspektionen lämnar följande vägledning.
Enligt 9 § första stycket i) personuppgiftslagen får personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Kommunen kan dock i vissa fall ha rätt att bevara uppgifterna även om det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet behandlingen.
Bestämmelserna i personuppgiftslagen hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar. Om bevarandet rör kommunens skyldigheter enligt arkivlagen går det således före bestämmelserna i personuppgiftslagen. Personuppgiftslagen är även subsidiär i förhållande till annan lagstiftning som har bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen. Om det finns bestämmelser i en lag eller i en förordning som säger att kommunen måste spara den här typen av personuppgifter så går de bestämmelserna alltså före personuppgiftslagen.
(April 2005)
Kontaktperson
Datainspektionens kontaktperson Patrik Sundström är till för dig som är personuppgiftsombud. Han kan bland annat svara på frågor om anmälan, utbildningar och samrådsyttranden.
Patrik Sundström
Tel 08-657 61 47
E-post patrik.sundstrom
@datainspektionen.se
Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.
Till listan med samrådsyttranden
Frågor & svar
För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.