Information i enkäter
Forskning
Fråga:
På universitetet sparas underlaget som forskningsprotokoll och ifyllda enkäter i 10 alt 15 år för att det skall vara möjligt att redovisa och bemöta eventuell kritik efter publiceringen. Eftersom detta underlag blir tämligen skrymmande har tankar väckts om att man skall skanna in underlaget i datorer. Om materialet skannas in "tolkas enkäterna", vilket innebär att man använder en programvara som gör att de blir sökbara.
Den information om själva registerhanteringen som lämnas försökspersonerna kan ha sett ut så här:
"De uppgifter som du lämnar kommer att registreras i en dator. Uppgifterna kommer då att vara kodade och kodnyckeln förvaras av forskargruppen i ett låst skåp.
Ansvarig för registret är….
Du har rätt att …."
eller så här:
"Dina uppgifter kommer att matas in i ett dataregister som universitetet är ansvarig för … adress och tfn med mera
Du har rätt att …"
Informationen kan se ut så här under förutsättning att den har arbetats in i övrig patientinformation där syfte, medarbetare och frivillighet framgår. Jag har också förutsatt att försökspersonerna samtycker till behandlingen av personuppgifter som den beskrivs i informationen.
Min fråga till Datainspektionen är nu om denna information kan anses vara tillräcklig för att även underlaget skall kunna skannas in i datorer efter det att studien publicerats. Publiceringen omfattar till exempel statistiska analyser av underlaget, där man i normalfallet inte kan anknyta till någon person.
Svar:
Med anledning av din begäran om samråd angående skanning av underlag vid forskning vill Datainspektionen ge följande vägledning.
Datainspektionen utgår från att universitetet har bedömt att det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen att underlaget från forskningsstudierna bevaras genom att hela materialet skannas in. I detta sammanhang bör bestämmelsen i personuppgiftslagen (9 § första stycket f) om att inte fler personuppgifter behandlas än vad som är nödvändigt för ändamålet uppmärksammas.
Om personuppgifterna skall bevaras digitalt efter inskanning måste de registrerade ha informerats om vilka kategorier av uppgifter man sparar, hur länge man sparar dem, varför man sparar dem (ändamålet) med mera enligt 23 – 27 §§ personuppgiftslagen. Huruvida försökspersonerna i de aktuella forskningsprojekten kan anses ha fått sådan information i sambans med inskanningen av uppgifterna går inte att avgöra generellt utan måste avgöras från fall till fall.
Om försökspersonerna har fått information om att deras uppgifter registreras eller matas in i ett dataregister kan denna information anses omfatta även information om att uppgifterna skannas in. Dock bör följande noteras. I forskningsstudier där försökspersonerna, i samband med att uppgifterna samlades in, har fått information om att uppgifterna kommer att vara kodade kan universitetet dock inte skanna in personuppgifter utan att antingen koda uppgifterna eller informera försökspersonerna om att uppgifterna kommer att bevaras okodade. Om detta inte låter sig göras får universitetet avstå från att skanna in underlaget i just dessa forskningsstudier.
(September 2003)
Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.
Till listan med samrådsyttranden
Frågor & svar
För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.
