Kommunens fotoarkiv
Kommuner och landsting
Fråga:
Undertecknad som är personuppgiftsombud i kommunen anhåller härmed om samråd i samband med ett fotoarkiv.
Efter en bortgången fotograf har kommunen erhållit negativplåtar till ca 36 000 fotografier. Bilderna är tagna mellan åren 1897 och 1959. Arkivet ägs numera av kommunen tillsammans med kommunens hembygdsförening.
Främst föreställer bilderna personer som ingått i kundkretsen, men även personer som förekommer på miljöbilder som är tagna på fotografens initiativ. Inga nya fotografier tillförs arkivet, men bilderna läggs efterhand in i en dator, där de blir tillgängliga för allmänheten på kommunens bibliotek. Allt eftersom personerna på bilderna blir identifierade, läggs även uppgifter om till exempel namn, födelseår, civilstånd och yrke in i arkivet. Många personer på bilderna är avlidna, men eftersom flera är barn, kan dessa fortfarande finnas i livet.
Fotoarkivet blir sökbart på de uppgifter som läggs in och är tänkt att kunna användas även för släktforskning och forskning på kläder, frisyrer med mera
Då personer på bilderna lämnar uppgifter om sig själva, inhämtar man numera ett samtycke. Men problem uppstår då till exempel släktingar eller andra bekanta identifierar personerna på bilderna. I dessa fall kan inte alltid samtycke inhämtas. Uppgifter av detta slag kan naturligtvis också medföra att felaktigheter uppkommer. Att man skulle inhämta samtycke från tidigare identifieringar anses också omöjligt p.g.a. den stora mängden fotografier.
Före personuppgiftslagens införande hade kommunen tillstånd från Datainspektionen att hantera arkivet med stöd av samtycke.
Eftersom kommunen anser att fotoarkivet är en kulturskatt önskar vi nu samråd i fråga om vilket undantag vi kan stödja oss på för att kunna fortsätta hantera fotoarkivet.
Svar:
Kommunen har för arkivering tagit emot negativplåtar till 36 000 fotografier, tagna av en yrkesfotograf. Som det får förstås digitaliseras bilderna efter hand och samlas i en databas, som förutom bilder innehåller kompletterande uppgifter om de personer som identifierats på bilderna (bl.a. namn, födelseår, civilstånd och yrke). Uppgifterna lämnas ut till allmänheten via datorer på kommunens bibliotek. Med anledning av Er fråga — om vilket undantag Ni kan stödja Er på för att fortsätta behandlingen utan samtycke från de registrerade — lämnar Datainspektionen följande synpunkter.
I de fall uppgifterna rör en identifierbar person som är i livet omfattas behandlingen av personuppgiftslagen (1998:204). Det är tillåtet att behandla personuppgifter utan samtycke från den registrerade om behandlingen är nödvändig för någon av de i 10 § punkt a – f uppräknade fallen. Om det är fråga om känsliga uppgifter som behandlas finns särskilda bestämmelser som reglerar när detta är tillåtet (13-19 §§).
Behandlingen är bl.a. tillåten om den är nödvändig för att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse (10 § punkt d). Bedömningen får göras mot bakgrund av verksamhetens syfte. Exempelvis anses inte behandlingen av personuppgifter för historiska ändamål (bevarandet i arkiv) vara oförenlig med de ursprungliga ändamål för vilka uppgifterna samlades in.
Personuppgifter får även behandlas utan samtycke om en intresseavvägning visar att den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av en behandling väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten (10 § punkt f). Ert intresse av att visa dessa fotografier med kompletterande uppgifter får således vägas mot de registrerades intresse av att inte förekomma i databasen.
Det har framkommit att också andra, än den person som uppgiften rör, identifierar de avbildade personerna och lämnar upplysningar om dem, vilket kan medföra att felaktigheter uppkommer. Det är givetvis inte lämpligt att en personuppgiftsansvarig samlar in osäkra personuppgifter och därigenom riskerar att felaktiga uppgifter om en person lämnas ut. Enligt 9 § personuppgiftslagen måste den personuppgiftsansvarige bl.a. se till att personuppgifterna är riktiga och självmant vidta alla rimliga åtgärder för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen. En uppgift är riktig om den stämmer överens med de verkliga förhållandena. Det kan ifrågasättas om det är lämpligt att utan samtycke från den registrerade låta andra tillföra uppgifter.
Den personuppgiftsansvarige måste oavsett samtycke eller inte iaktta informationskraven i 23 – 27 §§ personuppgiftslagen. I de fall Ni inhämtar uppgift från personen själv ska information lämnas självmant, vilket idag tycks ske i samband med att samtycke inhämtas. I de fall uppgifter insamlas från någon annan ska information lämnas till den registrerade när uppgifterna lämnas ut. Vad informationen ska innehålla finns angivet i 25 §, bl.a. ska den registrerade få information om rätten att få rättelse. Det finns undantag från informationsskyldigheten i de fall det visar sig vara omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats, se Datainspektionens allmänna råd Information till registrerade enligt personuppgiftslagen.
Datainspektionens allmänna råd – Information till registrerade enligt personuppgiftslagen
(Februari 2002)
Kontaktperson
Datainspektionens kontaktperson Patrik Sundström är till för dig som är personuppgiftsombud. Han kan bland annat svara på frågor om anmälan, utbildningar och samrådsyttranden.
Patrik Sundström
Tel 08-657 61 47
E-post patrik.sundstrom
@datainspektionen.se
Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.
Till listan med samrådsyttranden
Frågor & svar
För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.