Kompetensdatabas hos myndighet
Arbetslivet
Fråga:
Som en del i vårt integrerade ledningssystem avseende på kvalitet (ISO 14001), arbetsmiljö (AFS 2001:1) och yttre miljö (14001) krävs ett kompetensregister för att kartlägga kompetensen hos myndighetens samtliga medarbetare.
Syftet är att enhetschefer, projektledare och programchefer skall använda sig av kompetensregistret för att hitta 'rätt' kompetens till respektive projekt. Kompetensregistret är endast tillgängligt för personal inom myndigheten.
Kompetensregistret innehåller information om högsta grundutbildning, genomförda utbildningar/kurser på myndigheten, arbetslivserfarenhet, uppdrag inom myndigheten och eventuella certifikat samt licenser för till exempel truckkörning.
Kompetensen kommer att sökas genom kompetensmodulen i Agresso. Sökningen sker genom rapporter (browserfrågor). Enhetschefen ska ha möjligheten att hitta de medarbetare som genomfört en utbildning i till exempel säkerhet eller att kunna ta reda på om en presumtiv projektledare har deltagit i förra årets projektledarutbildning. I den senare sökningen kommer enhetschefen att behöva ett person- eller resursnummer.
Till en början är tanken att endast enhetschefer blir utbildade i användande av kompetensregistret, detta för att slippa en onödigt stor utbildningsinsats som i sådant fall skulle "kosta mer än det smakade". När väl projektledare och programchefer behöver den så kallade kompetensinformationen skall dessa ta hjälp av enhetscheferna som i sin tur tar fram den efterfrågade informationen i Agresso. Om behovet av kompetenssökning blir större än beräknat kommer även projektledare och programchefer att utbildas.
Svar:
Du har begärt samråd med Datainspektionen i frågan om det är tillåtet för myndigheten att använda ett kompetensregister för att kartlägga kompetensen hos myndighetens samtliga medarbetare.
För att en arbetsgivare ska få behandla personuppgifter utan samtycke krävs att behandlingen är nödvändig för att uppfylla vissa syften som nämns i personuppgiftslagen. En förutsättning är att de grundläggande krav som ställs på all behandling av personuppgifter är uppfyllda, till exempel att ändamålet med behandlingen är tydligt beskrivet i förväg och sakligt grundat i verksamheten och att de personuppgifter som behandlas har betydelse för arbetsförhållandet.
Om det i en lag eller annan författning finns särskilda kompetenskrav för en viss anställning kan det vara nödvändigt för en arbetsgivare att behandla sådana uppgifter.
En arbetsgivare får även behandla personuppgifter efter en intresseavvägning om det är nödvändigt för att tillgodose ett berättigat intresse och intresset av att behandla uppgifterna är större än de anställdas intresse av att uppgifterna inte behandlas. Det krävs starka skäl för att få genomföra en behandling av personuppgifter när en anställd uttryckligen har motsatt sig behandlingen. I vilka fall en arbetsgivares intresse väger över de anställdas intresse får avgöras efter en helhetsbedömning i det enskilda fallet. Vid den bedömningen kan man ta hänsyn bl.a. till branschpraxis, ändamålet med behandlingen och vilken information arbetstagarna har fått enligt personuppgiftslagen. Inom arbetslivet kan en intresseavvägning normalt medföra att det är tillåtet att behandla personuppgifter för att i enlighet med god sed på arbetsmarknaden registrera uppgifter om anställda i kompetensdatabaser. Däremot kan en intresseavvägning normalt inte ge stöd för att registrera omdömen, värderande uppgifter eller uppgifter om resultat från personlighetstester, personlighetsprofiler och liknande.
Arbetsgivaren är skyldig att informera de anställda om vilka personuppgifter som samlas in och vad uppgifterna ska användas till. De anställda måste till exempel få information om vem som har möjlighet att använda uppgifterna och hur länge de kommer att lagras.
Det finns mer att läsa om detta till exempel i informationsbroschyrerna Intresseavvägning enligt personuppgiftslagen, Information till registrerade enligt personuppgiftslagen och Personuppgifter i arbetslivet.
Intresseavvägning enligt personuppgiftslagen
Information till registrerade enligt personuppgiftslagen
Personuppgifter i arbetslivet
Med detta svar avslutas ärendet.
(Juni 2005)
Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.
Till listan med samrådsyttranden
Frågor & svar
För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.
