Färdtjänstens tillgång till befolkningsregister
Kommuner och landsting
Fråga:
Trafikbolaget har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att handlägga färdtjänsten enligt färdtjänstlagen. För att säkert kunna identifiera personer behöver trafikbolaget tillgång till kommunens kommuninnevånarregister, KIR.
De uppgifter som efterfrågas är namn, adress, personnummer, samt ändrade adresser och dödsfall.
Trafikbolaget vill nu teckna avtal med kommunen om att få tillgång till kommunens kommuninvånarregister.
Är detta möjligt?
Vad bör vi tänka på i samband med ett eventuellt avtal med trafikföretaget?
Trafikföretaget är inte en myndighet, kan vi ändå erbjuda denna möjlighet?
Svar:
Med anledning av din begäran om samråd om som kom in till får inspektionen meddela följande.
Inledningsvis vill Datainspektionen upplysa om att det är den personuppgiftsansvariges uppgift att självständigt och på eget ansvar se till att behandlingen av personuppgifter följer personuppgiftslagen, PuL. Datainspektionen kan dock lämna följande synpunkter. Svaret tar inte upp alla de bestämmelser i personuppgiftslagen som kan vara tillämpliga på behandlingen i det enskilda fallet.
Kommunstyrelsen har överlåtit sina uppgifter enligt färdtjänstlagen till trafikbolaget, som nu begär direktåtkomst till kommunens befolkningsregister. De uppgifter som efterfrågas är namn, adress och personnummer samt ändring av adresser och dödsfall.
Ett kommunalt invånarregister förser de kommunala myndigheterna med grundläggande information om kommunmedlemmarna. Kommuner har i egenskap av myndighet möjlighet att för vissa bestämda ändamål inhämta och uppdatera personuppgifter från Riksskatteverkets folkbokföringsdatabas. För att få behandla personuppgifter i det kommunala invånarregistret måste de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen vara uppfyllda och det måste finnas stöd i 10 § personuppgiftslagen. Personuppgifter får bl.a. behandlas om det är nödvändigt för utförandet av en arbetsuppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Ett utlämnande av personuppgifter till annan måste vara förenlig med de ursprungliga ändamålen med behandlingen.
En kommuns befolkningsregister kan innehålla sekretesskyddade personuppgifter, vilket innebär att det vid ett utlämnande kan bli aktuellt med en sekretessprövning. Det är viktigt att iaktta stor försiktighet när det gäller åtkomsten till skyddade personuppgifter.
Som det får förstås anses det nödvändigt att trafikbolaget, för att kunna utföra de uppgifter kommunen överlåtit enligt färdtjänstlagen, får ta del av vissa uppgifter i kommuninvånarregistret. Under förutsättning att åtkomsten begränsas till de ifrågavarande uppgifterna kan det vara berättigat att trafikbolaget får ta del av dessa uppgifter. För att skydda de registrerade mot otillbörliga intrång i den personliga integriteten är det viktigt att personuppgifterna skyddas mot bl.a. obehörig användning. Åtkomsten till personuppgifterna bör därför regleras med hjälp av tilldelning av behörigheter, så att användarnas behörigheter endast avser de uppgifter som är nödvändiga för att kunna utföra arbetsuppgiften. För att åtkomsten skall kunna kontrolleras bör det finnas en behandlingshistorik (logg) som sparas en viss tid och som följs upp. Kommunen måste givetvis informera användarna om att loggning och loggkontroller sker.
(December 2002)
Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.
Till listan med samrådsyttranden
Frågor & svar
För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.
