Lämna ut uppgifter om anställda

Kommuner och landsting

Fråga:

En kommun har fått en förfrågan från PAR Adressregister AB om att få namn och adress på anställda i kommunen uppdelade på befattningsbenämningar (titlar). När kommunen varit i kontakt med PAR uppger de att de har SKTF:s uppdrag att arbeta mot kommunerna för att få fram detta register. De vill inte ha några personnummer.

Jag har ett antal påståenden som jag vill att Datainspektionen belyser/kommenterar.

För det första måste kommunen undanta anställda som har skyddad adress och de som på annat sätt begärt att uppgifter ej får lämnas ut.

Innan uppgift lämnas ut måste man vidare göra undantag i enlighet med 7 kap 11 § sekretesslagen och 1 a § sekretessförordningen.

Jag ser en konflikt i att ett fackförbund lägger upp ett register över anställda i en kommun (kanske flera) utan att dessa är föreningens medlemmar.

SKTF bör iaktta de branschregler som gäller för direkt marknadsföring som tagits fram av branschorganisationen.

Generellt skulle det vara bra att få er syn på denna typ av behandlingar hos olika organisationer med tanke på att det är allt fler som vill ha uppgifter ur PA-system för marknadsföring etc. I samband med premiepensionssystemets införande gjordes en bedömning att det var i den anställdes intresse att få information från olika parter och därför lämnades namn och adresser ut på "all personal" för just detta ändamål.

Svar:

Du undrar om en kommun får lämna ut uppgifter om namn, adress och befattning på anställda i kommunen till PAR Adressregister AB.

Oavsett om kommunen avser att lämna ut de begärda uppgifterna elektroniskt eller i form av en pappersutskrift måste kommunen göra en sekretessprövning av om uppgifterna som ska lämnas ut omfattas av sekretess. Vid den bedömningen ska till exempel 7 kap 16 § sekretesslagen beaktas men det kan även finnas andra bestämmelser i sekretesslagen som gör att personuppgifterna inte kan lämnas ut.

Enligt 7 kap 16 § sekretesslagen gäller sekretess för en personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen. En myndighet kan inte med stöd av bestämmelsen i 7 kap 16 § sekretesslagen vägra att lämna ut en personuppgift därför att utlämnandet eller den efterföljande användningen av uppgiften skulle vara oförenlig med de ändamål för vilka myndigheten samlat in uppgiften. Det avgörande är i stället om det är tillåtet att behandla personuppgifterna på tilltänkt sätt efter insamlingen. För att göra denna bedömning kan kommunen behöva fråga vad uppgifterna ska användas till. Behandlingen hos mottagaren måste uppfylla de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen och, om samtycke saknas, vara nödvändig för något av de syften som anges i 10 § personuppgiftslagen.

Behandlingen får till exempel enligt 10 § f) personuppgiftslagen ske utan samtycke om den personuppgiftsansvariges intresse av att få behandla uppgifterna väger tyngre än den enskildes integritetsintresse. För att komma fram till vems intresse som väger tyngst måste man göra en helhetsbedömning i det enskilda fallet. Vid till exempel marknadsföring är intresset av att marknadsföra produkter och tjänster normalt ett sådant berättigat intresse som enligt personuppgiftslagen ger rätt att behandla personuppgifter. Om det rör sig om direkt marknadsföring mot en privatperson måste marknadsförarens kommersiella intresse på ett tydligt sätt väga över den enskildes intresse av skydd för att behandlingen ska få ske. Om det är fråga om en avgränsad marknadsföringsåtgärd och personuppgifterna som ska behandlas inte kan uppfattas som känsliga och om den enskilde enligt 11 § personuppgiftslagen kan motsätta sig att personuppgifterna används för direkt marknadsföring, kan uppgifterna normalt få användas.

Med detta svar avslutas ärendet.

(Februari 2004)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.