Så här samråder du med Datainspektionen

En vägledning för dig som är personuppgiftsombud

Denna vägledning är tänkt att vara till hjälp vid kontakten med Datainspektionen vid såväl enklare som mer komplicerade frågor.

Den 25 maj 2018 ersättas personuppgiftslagen med dataskyddsförordningen (GDPR). Då ersätts personuppgiftsombudets roll med dataskyddsombudets. På en annan plats på Datainspektionens webbplats får du veta mer om vad den nya lagstiftningen innebär:
Läs mer om dataskyddsförordningen
Läs mer om dataskyddsombud

Hur får jag som personuppgiftsombud snabba och bra svar från Datainspektionen?

Datainspektionen ger stöd och service till dig som är personuppgiftsombud. När du vänder dig till oss kan våra jurister ofta besvara dina frågor snabbt per telefon eller e-post. När frågorna är mer komplicerade eller kan tänkas ha betydelse för allmän praxis behöver Datainspektionen undersöka ärendet mer noggrant. Det kallas för att personuppgiftsombudet samråder med Datainspektionen och svaret kallas för ett samrådsyttrande. Här på webbplatsen publicerar vi en del samråd som kan tänkas vara till hjälp även för andra.

Kontakta oss

Tänk på att Datainspektionens samråd eller svar på frågor inte innebär ett bindande besked om en behandling av personuppgifter är laglig. Det är endast i vår tillsynsverksamhet som Datainspektionen kan lämna bindande besked.

Förbered dig innan du vänder dig till Datainspektionen – så får du bättre svar

Inför kontakten med Datainspektionen är det bra om du som personuppgiftsombud förbereder dig och funderar på frågorna nedan. Ju fler frågor som du kan besvara i förväg desto bättre blir förfrågningsunderlaget, vilket underlättar handläggningen. Om det är någon fråga du inte själv kan svara på är ett tips att ta hjälp av personer inom din organisation som har sakkunskap inom områden som till exempel juridik och teknik.

Tänk på det här först

  • Vilka fråge- eller problemställningar har du som personuppgiftsombud identifierat?
  • Inom vilken typ av verksamhet – till exempel socialtjänst, hälso- och sjukvård, bank eller arbetslivet – har frågorna eller problemen uppstått?
  • Regleras behandlingen av personuppgifterna av personuppgiftslagen?
  • Regleras behandlingen av personuppgifterna av en annan lag eller förordning, i så fall vilken lag eller förordning handlar det om?
  • Vilka bestämmelser i personuppgiftslagen och/eller annan lag eller förordning rör frågorna eller problemen?
  • När du skriver till Datainspektionen är det bra om du anger dina kontaktuppgifter eller kontaktuppgifter till någon annan företrädare för den personuppgiftsansvariga som kan besvara eventuella kompletterande frågor.

Försök också att ta reda på detta

  • Undersök i förarbetena till personuppgiftslagen om bakgrunden till bestämmelserna och hur bestämmelserna ska tillämpas. Förarbetena till personuppgiftslagen (propositioner) hittar du på www.regeringen.se
    Läs förarbetena till personuppgiftslagen
    Läs förarbetena till översynen av personuppgiftslagen
  • Har Datainspektionen tidigare uttalat sig i någon liknande fråga? Gör en sökning på Datainspektionens webbplats och se vad du får för träffar. Tidigare information kan framförallt finnas bland publicerade samråd samt frågor och svar.
  • Vilken är er uppfattning i frågan om du ställer det i relation till gällande bestämmelser och förarbeten? Svara utifrån din roll som personuppgiftsombud och/eller verksamhetens uppfattning. Ge en så detaljerad och motiverad beskrivning som möjligt.
  • Finns det andra omständigheter som rör integritetsskyddet i vidare bemärkelse och som kan vara av betydelse för bedömningen. Finns det till exempel ytterligare bestämmelser som reglerar det verksamhetsområde som frågorna rör?

Tänk på att dina frågor blir allmän handling som kan komma att lämnas ut

Som du säkert vet blir all skriftlig kommunikation med Datainspektionen – e-post, vanlig post eller fax – allmän handling hos inspektionen. Telefonsamtal som tillför information i pågående ärenden leder ofta till att en tjänsteanteckning skrivs och en sådan är också en allmän handling. Att kommunikationen blir en allmän handling innebär att vem som helst har rätt att ta del av den om inte uppgifterna skyddas av sekretess. Det går aldrig att på förhand ange om informationen kommer att omfattas av sekretess. Datainspektionen, liksom andra myndigheter, måste alltid göra en sekretessbedömning i det enskilda fallet. Fundera därför en extra gång på om det finns behov av att skicka med sådan information som är känslig för verksamheten, till exempel företagshemligheter eller sekretessbelagd information. Om du behöver skicka med känslig information måste du använda ett förmedlingssätt som är anpassat efter kraven på säkerhet. Det kan innebära att informationen måste skickas med vanligt brev, rekommenderat brev, bud eller om det är mycket känsligt överlämnas personligen till Datainspektionen. Använd aldrig e-post när du behöver skicka känslig information eftersom detta inte är ett tillräckligt säkert sätt. Det är också bra om du tydligt anger vilken information som är den känsliga informationen och att du förklarar varför.

Vad står det om samråd i personuppgiftslagen?
Datainspektionen ska enligt 1 § andra stycket förordningen (2007:975) med instruktion för Datainspektionen särskilt inrikta sin verksamhet på att informera om gällande regler samt ge råd och hjälp åt personuppgiftsombud. I myndighetens rådgivande och hjälpande verksamhet ingår bland annat att svara på begäran om samråd från personuppgiftsombud.
Av 38 § tredje stycket personuppgiftslagen (1998:204) framgår att ett personuppgiftsombud ska samråda med Datainspektionen vid tveksamhet om hur de bestämmelser som gäller för behandlingen av personuppgifter ska tillämpas.

Kontakta Datainspektionen

Kontakta oss genom att fylla i och skicka formuläret nedan. Du kan också ringa eller skicka e-post. Vi sparar på frågor på telefon kl 09.00–11.00.

Telefon: 08-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se

Tänk på att ditt meddelande blir en allmän handling och kan komma att diarieföras.

Mer information

Kontakta Datainspektionen

Datainspektionen ger råd och hjälp till personuppgiftsombuden. Här får du veta mer hur du kan kontakta oss vid såväl enklare som mer komplicerade frågor.