Födelsedata på klasslistor

Utbildning

Fråga:

Vi är personuppgiftsombud för utbildningsnämnden i kommunen och vi skulle vilja ha samråd med Datainspektionen i följande fråga.

På en gymnasieskola delar man ut klasslistor till eleverna med namn, adress och telefonnummer. På listorna återfinns dessutom elevernas födelsedata (ej personnummer). En förälder till en elev har bett skolan ta bort födelsedatum, eftersom hon anser det integritetskränkande.

Eleverna efterfrågar den här typen av information på klasslistorna för att kunna gratulera varandra på födelsedagen, och det finns ibland också en identifieringsaspekt, när det finns flera elever i med samma namn i klassen.

Det ändamål som Utbildningsnämnden har angett vid insamlandet av uppgifterna är följande:

"Personuppgifter som registreras är bl.a. namn på elever och vårdnadshavare, adress, telefonnummer, klass- och grupptillhörighet, personnummer och betyg. De uppgifter som registreras om eleverna behövs för det administrativa arbetet i skolan. Till elevadministration räknas till exempel uppgifter erforderliga för undervisningen, för kontakter mellan hem och skola, närvaroregister, elevregister, skolkataloger, elevvård, anhöriglistor, tillfälliga aktivitetslistor, studiestödsrapportering till CSN och framställande av underlag för interkommunal ersättning".

För att kunna hantera det här enskilda ärendet på ett korrekt sätt, men också för att kunna meddela övriga skolor i kommunen vad som gäller, vill vi ha svar på huruvida det kan vara förenligt med ändamålet att inkludera födelsedata på klasslistor.

Svar:

Utbildningsförvaltningen har i en skrivelse ställt frågan om det kan vara förenligt med Utbildningsnämndens angivna ändamål att inkludera födelsedata på klasslistor.

Inledningsvis vill Datainspektionen upplysa om att det ankommer på den personuppgiftsansvarige att självständigt och på eget ansvar se till att behandlingen av personuppgifter följer personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Datainspektionen kan dock lämna följande synpunkter.

I skolverksamhet behandlas personuppgifter väsentligen för elevadministrativa ändamål. Från elevadministrativa register kan som regel klasslistor skrivas ut med eller utan personnummer. Personnummer får dock inte förekomma på klasslistor utan samtycke från den registrerade, såvida det inte är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl (jmf 22 § personuppgiftslagen). Behandlas endast uppgift om födelsedatum, det vill säga år-månad-dag, gäller inte personuppgiftslagens regler om personnummer.

Datainspektionen anser det tveksamt om det är motiverat, i förhållande till ändamålen, att från de elevadministrativa registren göra en datautskrift på elevers födelsedatum huvudsakligen i syfte att underlätta för elever att gratulera varandra på födelsedagen.

(Januari 2003)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.