Före detta medlemmar i ett medlemsregister

Kunder

Fråga:

Hur får man hantera uppgifter i medlemsregister som rör före detta medlemmar, exempelvis för återvärvning?

Svar:

Det framgår av 9 § punkten i) PuL att personuppgifter inte får bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Ändamålet med ett medlemsregister är i första hand att administrera de mellanhavanden som uppstår till följd av den personuppgiftsansvariges verksamhet. Medlemsregister får även utnyttjas för marknadsföringsändamål, såväl egna som andras, under förutsättning att det framgår av föreningens interna regler att personuppgifterna får användas för detta ändamål.

Generellt sett bör personuppgifter om medlemmar i en förening avidentifieras eller förstöras när den registrerade upphör att vara medlem i föreningen eller senast då den personuppgiftsansvarige och den registrerade har reglerat samtliga sina mellanhavanden, exempelvis tills utestående medlemsavgift har betalats eller lånad utrustning återlämnats.

Om föreningen vill använda personuppgifter om f.d. medlemmar för att återvärva dessa till föreningen behandlas uppgifterna för ett marknadsföringsändamål. Eftersom den registrerade inte längre är medlem i föreningen saknas anknytning mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige. Enligt den branschöverenskommelse som finns på marknadsföringsområdet ska personuppgifter om personer som saknar anknytning till den personuppgiftsansvarige förstöras snarast efter det att de använts för de avsedda direktmarknadsföringsändamålen. Med hänsyn till att adressuppgifter ofta ändras och därför inte kan betraktas som aktuella under någon längre period bör personuppgifter som behandlas för direktreklamändamål inte bevaras längre än högst ett år.

Det bör även framhållas att personuppgifter inte får behandlas för ändamål som rör direkt marknadsföring, om den registrerade hos den personuppgiftsansvarige skriftligen har anmält att han eller hon motsätter sig en sådan behandling. Denna ovillkorliga rätt att motsätta sig alla former av direktreklam bör den personuppgiftsansvarige naturligtvis uppmärksamma särskilt i de fall den registrerade aktivt avsagt sig sitt medlemskap i föreningen.

Datainspektionen anser sammanfattningsvis att en förening får behandla uppgifter om sina egna f.d. medlemmar för återvärvningskampanjer i ett år från det att medlemmen gått ur föreningen. Därefter bör uppgifterna gallras.

(Augusti 2007, ändrad 2015)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.