Inspelning av telefonsamtal vid hot

Kunder

Fråga:

Ett parkeringsbolag arbetar med parkeringsövervakning och hanterar kontrollavgifter. Inom ramen för denna hantering handlägger bolaget ca 100 000 telefonsamtal per år, där de som ringer invänder mot den kontrollavgift som parkeringsvakten har utfärdat. Handläggare som hanterar dessa samtal har upplevt att de som ringer kan uttrycka sig hotfullt. Frågan gäller om det är förenligt med personuppgiftslagen att spela in telefonsamtal där motparten får information om att så sker. Ändamålet med behandlingen är att förmå den registrerade att avstå från att uttrycka sig på ett hotfullt sätt.

Svar:

Som Datainspektionen förstår frågan har bolaget för avsikt att spela in alla inkommande telefonsamtal på digital väg. Det framgår inte av beskrivningen i vad mån de inspelade samtalen kommer att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter eller inte. Detta är av betydelse för bedömningen av den aktuella personuppgiftsbehandlingen.

Enligt 5 a § personuppgiftslagen ska de så kallade hanteringsreglerna i personuppgiftslagen bara tillämpas på behandling av personuppgifter som ingår eller är avsedda att ingå i en samling av personuppgifter som har strukturerats för att påtagligt underlätta sökning efter eller sammanställning av personuppgifter.

Det innebär att den som hanterar personuppgifter i ostrukturerad form, till exempel löpande text på Internet eller enskilda ljudupptagningar, inte behöver bry sig om bestämmelserna om bland annat grundläggande krav (9 §) och när behandling av personuppgifter är tillåten (10 §). En behandling av personuppgifter i ostrukturerat material får dock, enligt 5 a § 2 st. personuppgiftslagen, inte utföras om den innebär en kränkning av den registrerades personliga integritet.

Bedömningen av vad som ingår i en strukturerad samling av personuppgifter ska göras utifrån det behandlade materialets helhet. Om ostrukturerade personuppgifter ingår i en strukturerad samling av uppgifter, till exempel ett ärendehanteringssystem, ska hanteringsreglerna tillämpas på samtliga personuppgifter.

För det fall ljudupptagningarna ingår i en större samling strukturerade uppgifter är hanteringsreglerna således tillämpbara. Detta kan vara fallet exempelvis om upptagningarna är en del av, eller i någon mening kan länkas till, bolagets gäldenärsregister.

Om hanteringsreglerna är tillämpbara måste hänsyn tas till bestämmelserna i 10 § personuppgiftslagen om när det över huvud taget är tillåtet att behandla personuppgifter. Huvudregeln är att personuppgifter bara får behandlas med den registrerades samtycke.

Även utan samtycke kan personuppgifter få behandlas om det är nödvändigt för något av de syften som uppställs i 10 § punkterna a) - f) personuppgiftslagen. I detta fall framstår en tillämpning av 10 § punkten f) i personuppgiftslagen som den mest aktuella. Den bestämmelsen medför att personuppgifter kan få behandlas utan den registrerades samtycke med stöd av en intresseavvägning där den personuppgiftsansvariges intresse av behandlingen vägs mot de registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten. Behandlingen skall vara nödvändig för att ett ändamål som rör ett berättigat intresse skall kunna tillgodoses. Detta intresse skall väga tyngre än den registrerades intresse av skydd. För att avgöra om behandlingen är tillåten med stöd av en intresseavvägning måste man göra en helhetsbedömning. I det aktuella fallet ska enskilda personer avskräckas från att uttala hot och vara otrevliga mot personalen genom att i förväg informeras om att samtalet kommer att spelas in. Intresset av att motverka hotsamtal ska således vägas mot den registrerades intresse att kunna ringa upp och ifrågasätta utfärdade kontrollavgifter utan att samtalet med automatik dokumenteras och bifogas en större samling strukturerade uppgifter.

Vid en intresseavvägning enligt 10 § punkten f) personuppgiftslagen torde i det aktuella fallet den enskildes personliga integritet i allmänhet väga tyngre än den personuppgiftsansvariges intresse. Det torde således stå i strid med personuppgiftslagen att registrera alla inkommande telefonsamtal. Inspelning av hotfulla samtal skulle däremot kunna godtas.

För det fall ljudupptagningar av telefonsamtal inte ingår i en mer kvalificerad personuppgiftsanknuten struktur får bolaget behandla personuppgifterna utan att ta hänsyn till hanteringsreglerna så länge inte behandlingen innebär en kränkning av den registrerades personliga integritet. Det är Datainspektionens bedömning att den beskrivna behandlingen av personuppgifter inte utgör en kränkning av den registrerades personliga integritet i personuppgiftslagen:s mening.

(Mars 07)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.