Kompetensdatabas hos företag

Arbetslivet

Fråga:

Frågan rör behandling av uppgifter om anställda i svenska bolag som ingår i en amerikansk koncern. Koncernen har ett globalt system för personaladministration som man vill utöka med en modul för utvärdering av anställdas möjligheter till avancemang. Det är främst chefer och andra anställda med högre befattning som ska utvärderas. Frågan gäller om en sådan behandling av personuppgifter är laglig. Behandlingen kan innefatta såväl objektiva fakta som bedömningar av den anställde.

Svar:

I 10 § personuppgiftslagen finns en uttömmande uppräkning av i vilka fall behandling av personuppgifter är tillåten. Behandling av personuppgifter om anställda kan framför allt vara tillåten med stöd av samtycke, men också om det är nödvändigt för att uppfylla anställningsavtalet, om det föreligger en rättslig skyldighet eller om arbetsgivarens berättigade intresse väger tyngre än den anställdes behov av integritetsskydd (intresseavvägning). När det gäller så kallade kompetensdatabaser, där uppgifter om anställda behandlas för att dokumentera prestationer och kompetens i syfte att avgöra hur olika befattningar ska bemannas, anser Datainspektionen följande.

Uppgifter om anställda i en kompetensdatabas kan alltid registreras med stöd av samtycke. I ett sådant fall får alla typer av uppgifter registreras under förutsättning att det är förenligt med etik och god sed på arbetsmarknaden. Det är dock viktigt att komma ihåg att samtycket måste vara frivilligt. Den anställde ska kunna säga nej eller senare ta tillbaka sitt samtycke utan att det medför några nackdelar för honom eller henne. Ett samtycke ska också föregås av information om behandlingen: vilket ändamålet är, vilka mottagarna av uppgifterna är, rätten att ansöka om information och få rättelse med mera (25 § personuppgiftslagen).

En intresseavvägning enligt 10 f) § personuppgiftslagen kan ge stöd för att i enlighet med god sed på arbetsmarknaden registrera faktauppgifter om anställda i kompetensdatabaser. Exempel på sådana faktauppgifter är genomförda utbildningar, arbetslivserfarenhet, uppdrag, poäng från sakkunskapstester och liknande. Däremot kan en intresseavvägning inte ge stöd för registrering av omdömen eller andra värderande uppgifter från till exempel utvecklingssamtal, eller uppgifter om resultat från personlighetstester, personlighetsprofiler och liknande.

Om det är så att personuppgifter kommer att föras över till andra länder utanför EU/EES måste också personuppgiftslagens regler om tredjelandsöverföring iakttas (33-35§§).

(Oktober 2007)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.