Kontroll av samtalsspecifikationer

Arbetslivet

Fråga:
Jag är personuppgiftsombud på företaget och har en fråga som gäller samtalsspecifikationer hos anställda på vårt företag.

Vi har mobilabonnemang med en privatdel och en företagsdel. Vid mottagandet av telefonen skrivs ett avtal under att man förbinder sig att inte belasta företagets konto. Inget om att kontroll kan komma att ske.

Företaget gick ut med ett e-postmeddelande till samtliga anställda med följande budskap:

"Som ett led i företagets internrevision kommer vi nu att löpande att gå igenom företagets mobiltelefonräkningar. Detta kommer att ske genom att vi begär in samtalsspecifikationer på företagsdelen av respektive mobilabonnemang. I de fall där det kan anses motiverat kommer också innehavaren av respektive abonnemang att kontaktas för att lämna kompletterande kommentarer till sin samtalsspecifikation."

Nu har flertalet anställda som haft onormalt höga kostnader fått ett excelblad med telefonnummer via e-post och de uppmanas att ange vilka de har ringt, om det rör sig om en mindre summa till ett visst nummer räcker det att uppge "privat".

Jag har påtalat för arbetsgivaren att detta strider mot personuppgiftslagen i flera avseenden och att informationen måste raderas. Arbetsgivaren svarar att de har gått ut med information innan uppgifterna samlades in i form av ovanstående e-post och går med på att radera informationen efter avslutad revision samt skriva in i avtalet att kontroll kan komma att ske.

Uppgifter om uppringda telefonnummer sträcker sig längre bak i tiden än det datum då e-postmeddelandet sändes ut.

Som personuppgiftsombud anser jag att detta inte är tillräckligt och att arbetsgivaren har brutit mot 23 – 24 §§ i personuppgiftslagen om den långtgående skyldigheten att självmant informera arbetstagaren om den behandling av personuppgifter som kan komma att utföras för olika kontrolländamål.

Måste jag göra en anmälan till er om inte företaget raderar informationen och avslutar revisionen eller har arbetsgivaren rätt i påståendet att informationen gick ut innan insamlandet påbörjades?

Svar:
Med anledning av din begäran om samråd angående arbetsgivarens kontroll av arbetstagarnas samtalsspecifikationer kan Datainspektionen lämna följande vägledning. Datainspektionen betonar dock att det är den personuppgiftsansvariges uppgift att självständigt och på eget ansvar se till att behandlingen av personuppgifter följer personuppgiftslagen.

De mobiltelefoner som arbetsgivaren ställer till de anställdas förfogande är arbetsredskap. Med stöd av arbetsledningsrätten har arbetsgivaren rätt att bestämma hur utrustningen får användas. I det aktuella fallet har arbetstagarna getts möjlighet att använda telefonerna för privat bruk under förutsättning att dessa samtalskostnader inte belastar företaget. Arbetsgivaren har bland annat rätt att kontrollera att regler, riktlinjer och avtal om användande av arbetsredskap följs. All kontroll av anställda måste ha ett i förväg uttryckligt bestämt ändamål som är sakligt grundat i verksamheten. De anställda måste vara informerade om vilka regler som gäller, vilka kontroller som kan komma att utföras samt syftet med dessa.

Det bör redan av avtalet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren angående tjänstetelefonen uttryckligen framgå att arbetsgivaren kan komma att kontrollera telefonräkningarna på företagets abonnemang. Av ditt brev framgår att företaget har uppgett att man kommer att komplettera avtalen med denna information. Arbetstagaren har dock genom avtalet förbundit sig att inte belasta företagets abonnemang med privatsamtal och företaget har informerat arbetstagaren om kontrollen i samband med att uppgifterna samlades in. Datainspektionen har därför inga synpunkter på att kontrollen delvis avsett telefonsamtal som skett före det att information lämnades.

Med de synpunkter som har lämnats ovan avslutas ärendet.

(oktober 2004)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.