Positionering av fordon och servicepersonal

Arbetslivet

Fråga:

Jag underar om det är förenligt med personuppgiftslagen att utan samtycke positionera fordon och servicepersonal.

Svar:

Datainspektionen ser inte några principiella hinder utifrån personuppgiftslagens bestämmelser mot användning av positioneringsteknik för ändamålen lokalisering av närmaste resurs, säkerhet, arbetsplanering, fakturering, bevisning gentemot kund och efterkalkylering under förutsättning att man följer personuppgiftslagens regler om information till de anställda, gallring av uppgifter i systemet och IT-säkerhet.

Datainspektionen har däremot i tidigare beslut bedömt att det krävs uttryckliga samtycken från arbetstagarna för att arbetsgivaren ska få använda positioneringsteknik som ersättning till körjournaler. Datainspektionen har också bedömt att det strider mot de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen och är otillåtet efter en intresseavvägning enligt 10 § punkten f) samma lag, att använda positioneringsteknik för rapportering som innefattar arbetsgivarens kontroll av arbetad tid enligt anställningsavtal. Undantagsvis kan det dock vara tillåtet för bolaget att använda positioneringsteknik i syfte att kontrollera att anställda följer avtalade arbetstider. Men i så fall krävs en konkret misstanke om allvarligt missbruk av tidsredovisningen.

De flesta av de ändamål som du anger i din begäran om samråd är av en sådan art att de skulle kunna vara tillåtna med stöd av en intresseavvägning. Några ändamål har dock karaktär av mer närgången övervakning och kontroll av de anställda och det är tveksamt om personuppgiftsbehandling för dessa ändamål skulle vara tillåtet efter en intresseavvägning. Följande ändamål är av den karaktären:

  • Avvikelser i form av extra väntan eller förbrukningsmateriel
  • Möjligen tid spenderad hittills på uppdraget (för att förenkla bedömningen om var nästa uppdrag ska hamna)
  • För att till exempel utbilda personalen där det förekommer många klagomål.

När det gäller användning av GPS-positionering i navigeringssyfte behöver inte positionerna som GPS-tekniken ger skickas över till arbetsgivaren för att föraren ska kunna utnyttja den navigeringshjälp GPS ger möjlighet till. Även för detta ändamål är det därför tveksamt om behandling av personuppgifter är tillåtet efter en intresseavvägning.

Personuppgifter får inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Det innebär att det är ändamålet, det vill säga anledningen till att personuppgifterna behandlas, som avgör hur länge uppgifterna får bevaras i identifierbart skick. Uppgifter som hämtats in vid samma tidpunkt, men för olika ändamål, kan alltså komma att gallras vid olika tidpunkter. Det är viktigt att ni ser över era gallringsrutiner i systemet så att uppgifterna inte lagras under längre tid än vad som är nödvändigt för de tillåtna ändamålen.

Behandling av personuppgifter vid positionering

Användningen av positioneringsteknik får inte strida mot de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen. Det innebär bland annat att användningen måste vara sakligt grundad i företagets verksamhet. Det är inte tillåtet att behandla fler personuppgifter än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Behandlingen får inte heller utföras godtyckligt eller kränkande eller på ett sätt som strider mot lag eller god sed på arbetsmarknaden. Att personuppgifter inte får behandlas i strid med god sed innebär bland annat att behandlingen inte får ske på ett sätt som innebär mycket närgången och omfattande övervakning av arbetstagaren.

Arbetsgivaren är också skyldig att iaktta bestämmelserna i 10 § personuppgiftslagen. Paragrafen innehåller en uttömmande uppräkning av i vilka fall det överhuvudtaget är tillåtet att behandla personuppgifter. Utgångspunkten är att personuppgifter får behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen. Behandlingen kan även vara tillåten med stöd av till exempel en intresseavvägning, om behandlingen är nödvändig och intresset av att behandla uppgifterna är större än den anställdes intresse av att uppgifterna inte behandlas. Hur en sådan intresseavvägning utfaller beror på omständigheterna i det enskilda fallet. Vid denna bedömning bör man bland annat ta hänsyn till ändamålen med behandlingen och om arbetsgivaren följer reglerna i personuppgiftslagen, exempelvis i fråga om kravet på information, väl avvägda gallringsrutiner samt skydd mot obehörig åtkomst. Innehållet i fackliga överenskommelser kan också ha betydelse för om behandling av personuppgifter i kontrollsyfte är tillåten med stöd av en intresseavvägning enligt personuppgiftslagen.

Användningen av positioneringsteknik i arbetslivet kan vara tillåten med stöd av en intresseavvägning, så länge användningen av denna teknik har ett ändamål som ligger i linje med företagets verksamhet.

Information till de registrerade

Arbetsgivaren måste i enlighet med 23-25 §§ personuppgiftslagen informera om den personuppgiftsbehandling som sker i samband med övervakning av den anställde. Den anställdes intresse att få information kan förväntas vara särskilt starkt när det gäller vilka kontroller som han eller hon kan komma att utsättas för med hjälp av de insamlade uppgifterna. Information ska normalt lämnas självmant av arbetsgivaren innan uppgifterna samlas in, men behöver inte lämnas vid varje enskilt kontrolltillfälle. Informationen ska omfatta följande uppgifter:

  • uppgift om vem som är personuppgiftsansvarig,
  • uppgift om ändamålen med behandlingen,
  • all övrig information som behövs för att den registrerade ska kunna ta till vara sina rättigheter i samband med behandlingen, såsom information om mottagarna av uppgifterna, skyldighet att lämna uppgifter och rätten att ansöka om information (registerutdrag) och få rättelse.

Datainspektionen har tagit fram en checklista som tar upp olika frågor som aktualiseras då en arbetsgivare utrustar fordon med GPS. Checklistan kan du läsa i pdf-format här på vår webbplats:

Checklista Positioneringsteknik i arbetslivet

(Februari 2009)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.