Registrering av orsaker till avgång

Kommuner och landsting

Fråga:

Kommunen har ett personalsystem där ett stort antal personuppgifter om de anställda har registrerats. Systemet är avsett för lönehantering och personaladministration. Det finns ett utrymme i systemet där begreppet "Avgångsorsak" kan registreras på varje anställd. En kod registreras och till varje kod är knuten en text som beskriver orsaken till att anställningen upphör. Kommunen har eget ansvar för att utforma vilka koder som skall användas och vilka texter som skall knytas till dem. Koden kombineras av ytterligare en siffra för avgångsväg.

Kommunen har ett behov av att göra uppföljning och utvärdering av hur många anställningar som upphör och anledningarna till detta. Man bör därför registrera avgångsorsaker för de anställda vars anställning i kommunen upphör.

De avgångsorsaker kommunen förmodligen kommer att behöva registrera är

  • Omorganisation
  • Egen begäran
  • Pension
  • Avliden
  • Vikariat upphört
  • Uppsagd på grund av arbetsbrist
  • Uppsagd av personliga skäl
  • Slutar enligt avtal (kan jämställas med att den anställde köpts ut efter förhandling)
  • Avsked.

De frågor kommunen behöver ha svar på är följande:

Kan det betraktas som ett ingrepp i den personliga integriteten att registrera de avgångsorsaker som nämns ovan?

Registreringen i sig skall betraktas som ett hjälpmedel för statistik och utvärdering samt för beräkning av kommande rekryteringsbehov. Finns det risk för att de avgångsorsaker som nämns ovan kan uppfattas som upprättande av en "svart lista" över personer kommunen inte önskar anställa igen?

Svar:

Med anledning av din begäran om samråd angående kommunens rätt att registrera "avgångsorsak" avseende anställda vars anställning inom kommunen upphör kan Datainspektionen lämna följande vägledning.

I 9 § personuppgiftslagen finns grundläggande krav som all personuppgiftsbehandling måste uppfylla. Det innebär bl a att personuppgifter ska behandlas i enlighet med god sed, bara får samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in. All slags information som direkt eller indirekt kan hänförs till en anställd utgör en personuppgift. Ifrågavarande koder utgör en personuppgift om de kan knytas till en specifik person.

Som ändamål för aktuell registrering har angivits att denna skall utgöra ett hjälpmedel för statistik och utvärdering samt för beräkning av kommande rekryteringsbehov. Enligt Datainspektionens uppfattning behöver kommunen inte registrera "avgångsorsaker" på individbasis för att uppfylla angivna ändamål. Om uppgifterna däremot avidentifieras så att de inte kan hänföras direkt eller indirekt till en anställd är det möjligt att registrera uppgifterna.

Datainspektionen har i tidigare sammanhang uttalat att det i princip är otillåtet att upprätta s k spärrlistor, dvs att sammanställa personuppgifter med syftet att använda dem bl a inför en eventuell återanställning. Anledningen är att sådana spärrlistor kan ge ogynnsamma och menliga konsekvenser för de personer som listorna behandlar och kan diskriminera grupper av personer eller skada deras anseende. Mer information angående spärrlistor finns tillgänglig på Datain-spektionens webbplats, se t ex Datainspektionens pressmeddelande den 13 september 2005 "Connex spärrlista stred mot lagen".

Datainspektionen vill avslutningsvis framhålla att arbetstagares integritet i arbetslivet även regleras genom arbetsrättslig lagstiftning och eventuellt i kollektivavtal. Datainspektionen har i detta yttrande inte tagit ställning till de arbetsrättsliga förutsättningarna för den aktuella behandlingen.

(December 2005)

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.