Spara uppgifter i blankettmallar

Kommuner och landsting

Fråga:

En kommunal vård- och omsorgsförvaltning frågar om det är tillåtet att spara personuppgifter i en blankettmall. Varje månad ska blanketter fyllas i för varje person med uppgifter om hur många timmar berörda har haft en viss typ av biståndsbedömd insats. Blanketten skrivs ut och skickas till försäkringskassan. För att spara tid sparas blanketten i dator och återanvänds nästa månad. Då behöver man inte fylla i grunduppgifterna på nytt, det räcker att ändra antalet timmar. Är detta tillåtet? Fråga ställs också om anmälningsskyldigheten enligt personuppgiftslagen.

Svar:

Den som är personuppgiftsansvarig, det vill säga kommunens vård- och omsorgsnämnd, ska ha gjort klart för sig med vilket lagstöd personuppgifterna behandlas. En behandling av personuppgifter behöver inte ske bara genom att ett register upprättas. Om personuppgifterna behandlas med stöd av till exempel lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten eller patientdatalagen behöver det inte anmälas till ett personuppgiftsombud. Ombudets skyldighet att föra en förteckning enligt 39 § personuppgiftslagen omfattar de behandlingar som skulle ha omfattats av anmälningsskyldighet till Datainspektionen om inte ombudet fanns. Faktablad med information om anmälningsskyldighet och undantag som finns här.
Grunduppgifter som ligger kvar i blankettmallen (och eventuellt även senast inrapporterade typ av insats och timmar) torde vara känsliga och ömtåliga uppgifter som inte ska vara tillgängliga för andra än den/de som sköter rapporteringen. Utgångspunkten är att IT-säkerheten ska vara ordnad så att inga andra personer har behörighet eller möjlighet att komma åt blankettmallar som istället för att vara helt blanka innehåller skarpa personuppgifter som är känsliga och ömtåliga.

(September 2006)

Observera att lagen om vårdregister har ersatts av patientdatalagen och Socialstyrelsens föreskrifter 2008:14.

Läs mer om patientdatalagen

Personuppgiftsombudet


Samrådsyttranden
Ett personuppgiftsombud kan fråga Datainspektionen om råd när han eller hon är osäker på vilka regler som gäller för hur personuppgifter ska behandlas eller hur de ska användas. På de här sidorna har vi samlat en del av dessa samrådsfrågor och -svar som kan vara av allmänt intresse.

Till listan med samrådsyttranden

Frågor & svar

För dig som vill veta mer har Datainspektionen sammanställt en mängd vanliga frågor och svar om personuppgiftslagen och andra områden.